Datenschutz bei Kondolenzspenden: Dürfen Spendernamen und Spendenbeträge offengelegt werden?
Spenderdaten als personenbezogene Daten
Bei den Informationen auf einer Spenderliste handelt es sich um personenbezogene Daten, soweit die Spender natürliche Personen sind. Umfasst sind dabei nicht nur die Namen der Spender, sondern auch die exakten Beträge der Zuwendungen. Auch der Umstand, wer nicht auf der Spendenliste steht, ist relevant. Beispielsweise kann es von besonderer Bedeutung sein, wenn ein bestimmter Verwandter gar nicht gespendet hat.
Die Übermittlung dieser Daten an die Angehörigen stellt eine Datenverarbeitung dar, für die eine rechtliche Grundlage bestehen muss. Die Angehörigen sind in diesem Kontext als Dritte einzustufen, da sie nicht Teil der spendenempfangenden Organisation sind. In der juristischen Bewertung zeigt sich immer wieder, dass viele Organisationen diese Dimension der Übermittlung unterschätzen. Da zwischen dem Spender und den Angehörigen kein vertragliches Verhältnis besteht, kann eine Weitergabe der Daten nicht unmittelbar auf die Erfüllung eines Vertrags gestützt werden. Auch eine gesetzliche Verpflichtung zur Herausgabe dieser Listen an die Angehörigen existiert nicht.
Interessenabwägung und Einwilligung als Rechtsgrundlage
Oft wird argumentiert, dass ein berechtigtes Interesse der Angehörigen an der Danksagung bestehe, welches die Datenweitergabe rechtfertige. Hierbei muss jedoch eine sorgfältige Abwägung erfolgen. Auf der einen Seite steht das Interesse der Angehörigen, sich erkenntlich zu zeigen. Auf der anderen Seite steht das Schutzinteresse der Spender, die sich bewusst für eine direkte Zahlung an die Organisation entschieden haben. In der Regel wird davon auszugehen sein, dass Spender weder mit der Offenlegung des Spendernamens noch mit der Offenlegung der Spendenhöhe gegenüber den Angehörigen rechnen müssen. Im Regelfall wird das Geheimhaltungsinteresse der Spender überwiegen. Mitunter wird vertreten, dass der Spendenname offenbart werden dürfe, jedoch nicht die Höhe der Spende. Hierbei ist allerdings Vorsicht geboten. Auch die Offenlegung nur der Namen der Spender sollte mit Blick auf den konkreten Spendenanlass und die sich daraus ergebende besondere Interessenlagen genau geprüft werden.
Eine Einwilligung der Spender ist zwar eine Lösung. Sie ist in der Praxis jedoch schwer umsetzbar. Eine solche Einwilligung müsste freiwillig und vorab informiert erfolgen. Ein entsprechender Text beispielsweise unter einer Traueranzeige ist kaum praxistauglich. Die Einwilligung kann zwar auch nachträglich eingeholt werden, müsste dann allerdings vom Spendenempfänger organisiert werden, dem hierdurch zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht und dem z. B. im Falle von Spenden per Überweisung oftmals gar keine Kontaktdaten der Spender bekannt sind.
Praxisfolgen
Die unzulässige Herausgabe von Spenderlisten kann für die empfangende Einrichtung einen Datenschutzverstoß darstellen. Zudem kann ein Reputationsverlust der Einrichtung mit Blick auf zukünftige Spenden eintreten.
Fazit und Lösungen
Die datenschutzkonforme Abwicklung von Kondolenzspenden ist kein Hindernis für die Wohltätigkeit, sondern ein notwendiger Schutzmechanismus für alle Beteiligten. Während der Wunsch nach Transparenz aufseiten der Angehörigen menschlich verständlich ist, setzen sich Organisationen bei einer ungeprüften Datenweitergabe dem Risiko eines Datenschutzverstoßes aus. Einige Spenden mögen zudem nur erfolgen, weil die Spender von einem vertraulichen Umgang mit den Spendendaten ausgehen. Strategisch gesehen sollten Einrichtungen klare Richtlinien für den Umgang mit anlassbezogenen Spenden entwickeln und diese möglichst öffentlich kommunizieren, um erst gar keine Erwartungshaltung bei denjenigen, die zur Spende aufrufen, aufkommen zu lasen.
Die Mitteilung der Gesamtsumme der eingegangenen Spenden ist unproblematisch und zulässig. Die Angehörigen können sich überdies in einer allgemeinen Danksagungsanzeige bei der Trauergemeinde bedanken.
Eine rechtssichere Lösung kann darin bestehen, dass Angehörige die Spenden zweckgebunden selbst sammeln und als Gesamtbetrag weiterleiten, wobei dann steuerrechtliche Aspekte bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen beachtet werden müssen. Denkbar ist es ferner, dass die Angehörigen selbst die Einwilligungen einholen und sodann der spendenempfangenden Einrichtung vorlegen, wobei dies eher lebensfremd sein dürfte. Realistischer erscheint es hingegen, dass die Einrichtung Spenden z. B. über eine Webseite entgegennimmt und in diesem Rahmen eine Einwilligung abfragt. Hierbei könnten zugleich die notwendigen Daten für die Spendenbescheinigung mitgeteilt werden. Wird eine Spendenbescheinigung zugesendet könnte dieser ein Einwilligungsformular beigefügt werden, wobei dann weiterer Verwaltungsaufwand durch die Bearbeitung der Rückmeldungen entsteht. Ein niederschwelliger Ansatz könnte es sein, bereits in der Traueranzeige darum zu bitten, im Verwendungszweck der Überweisung eine Einwilligung zu vermerken. In der Traueranzeige sollte dann in einer bestmöglichen Ausgestaltung weitergehend über den Datenschutz informiert werden, ggf. über den Verweis auf eine Webseite (oder über einen Link, wenn die Traueranzeige digital erfolgt). Angehörige könnten proaktiv in Flyern und auf der Webseite der Einrichtung auf diese Möglichkeit aufmerksam gemacht werden.
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