Datenschutz bei (digitalen) Mitarbeiterfragebögen
Angaben in Mitarbeiterfragebögen als personenbezogene Daten
Füllt ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft einen Fragebogen aus, so werden Informationen verarbeitet, die eindeutig einer identifizierbaren Person zugeordnet sind. Neben den Stammdaten wie dem Namen werden insbesondere Leistungs- und Verhaltensdaten, Einschätzungen zur Zielerreichung sowie Feedback zur Führungskultur abgefragt. Damit liegen personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO vor. Diese Daten sind sensibel und lassen Rückschlüsse auf die berufliche Eignung und die Persönlichkeit des Betroffenen zu. Für ihre rechtmäßige Verarbeitung ist daher zwingend eine Rechtsgrundlage erforderlich.
Einwilligung und § 26 Abs. 1 BDSG als Rechtsgrundlage
Als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung kommt grundsätzlich eine Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG in Betracht. In der betrieblichen Praxis ist die Einwilligung jedoch oft mit Unsicherheiten verbunden. Aufgrund des strukturellen Abhängigkeitsverhältnisses unterliegt die Freiwilligkeit strengen Anforderungen. Zudem ist eine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufbar.
Regelmäßig wird daher auf § 26 Abs. 1 BDSG als Rechtsgrundlage zurückgegriffen. Hiernach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig, wenn sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Strukturierte Mitarbeitergespräche dienen der Steuerung des Personaleinsatzes, der Leistungsprüfung und der individuellen Förderung, weshalb sie in der Regel als erforderlich zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses anzusehen sind.
Dennoch ist hier Vorsicht und eine präzise Prüfung des Einzelfalls – und damit jeder einzelnen im Fragebogen aufgenommenen Frage – geboten. Die Grenze der Erforderlichkeit kann beispielsweise überschritten sein, wenn Informationen aus dem privaten Lebensbereich abgefragt werden, die keinen direkten Bezug zur geschuldeten Arbeitsleistung haben. Eine Datenverarbeitung ist dann nicht mehr von § 26 Abs. 1 BDSG gedeckt.
Transparenzpflichten und Besonderheiten bei digitalen Tools
Grundsätzlich unterliegen Papierfragebögen und digitale Tools denselben datenschutzrechtlichen Anforderungen. Neben der richtigen Rechtsgrundlage müssen Unternehmen ihren Transparenzpflichten nachkommen und ihre Mitarbeiter gemäß Art. 13 DSGVO umfassend über die Details der Datenverarbeitung informieren.
Bei digitalen Tools treten spezifische Anforderungen hinzu: Insbesondere bei der Nutzung von Cloud-Lösungen liegt eine Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO vor, welche den Abschluss eines rechtssicheren Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zwischen dem Unternehmen und dem Software-Anbieter erfordert. Darüber hinaus ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats – sofern vorhanden – erforderlich, weil digitale Systeme zur Leistungs- und Verhaltensüberwachung in der Regel dessen Mitbestimmungsrechten unterliegen.
Individuelle Beratung durch VOELKER
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