Update Hinweisgeberschutzgesetz

Das Gesetz gilt für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bereits unmittelbar seit Inkrafttreten. Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden müssen ab dem 17.12.2023 ein internes Hinweisgebersystem vorhalten. Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden sind vom Anwendungsbereich, mit Ausnahmen in sensiblen Bereichen wie dem Bankwesen, ausgenommen. Die Anforderungen an das interne Hinweisgebersystem sind vielfältig und in weiten Teilen vom Gesetzgeber nicht klar formuliert. Vorgesehen ist die Bestellung einer internen Meldestelle. Diese ist entweder eine im jeweiligen Unternehmen beschäftigte Person oder eine Arbeitseinheit, die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Auch ein externer Dritter kann die Aufgabe der internen Meldestelle wahrnehmen. Die Meldestelle muss die notwendige Fachkunde besitzen, den Meldekanal betreiben, das Verfahren führen, die Vertraulichkeit wahren und Folgemaßnahmen ergreifen. Sie ist das Bindeglied zwischen Hinweisgeber und Unternehmen. In ihrer Tätigkeit ist die Meldestelle unabhängig, darf also nicht an Weisungen gebunden sein.

Der Meldekanal muss ebenso einer Vielzahl von Anforderungen genügen, insbesondere die Vertraulichkeit sicherstellen und datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllen. Er muss so ausgestaltet sein, dass Hinweise sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen können. Auf Wunsch des Hinweisgebers ist auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen, die auch fernmündlich stattfinden kann. Die Annahme von anonymen Hinweisen ist lediglich als Soll-Vorschrift ausgestaltet, sollte jedoch aus Compliance-Gesichtspunkten unbedingt zugelassen werden. Die Identitäten des Hinweisgebers sowie von der Meldung betroffener Personen unterliegen einem besonderem Schutz. Die Identität darf grundsätzlich nur Mitarbeitenden offengelegt werden, die für die Behandlung der Meldung zuständig sind.

Ausnahmen gibt es, wenn etwa Ermittlungen im Rahmen der Strafverfolgung auf die Meldung erfolgen. Als Hinweisgebersystem bietet sich vor dem Hintergrund der strengen gesetzlichen Vorgaben in erster Linie die Einrichtung eines digitalen Systems an, um die Voraussetzungen bestmöglich einzuhalten. Digitale Lösungen enthalten in der Regel auch das erforderliche Fristenmanagement, da eingehende Meldungen binnen sieben Tagen bestätigt werden müssen und Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten eine begründete Rückmeldung erhalten müssen, welche Maßnahmen ergriffen wurden. Auch eine Dokumentationspflicht sieht das Gesetz vor, die ebenfalls am Einfachsten über ein digitales System abgebildet werden kann. Besteht eine Interessenvertretung (Betriebsrat, Mitarbeitervertretung) im Unternehmen, muss diese bei der Umsetzung ordnungsgemäß beteiligt werden.

Das interne Hinweisgebersystem muss mindestens allen Mitarbeitenden und Leiharbeitnehmenden zugänglich sein. Der persönliche Anwendungsbereich des HinSchG ist jedoch weiter gefasst und bezieht alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, ein, also z.B. Kunden und Lieferanten. Es ist daher zu überlegen, auch diesen Personen den Zugang zu ermöglichen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass diese sich an externe, behördliche Meldestellen wenden.

Der sachliche Anwendungsbereich des Gesetzes bezieht sich zunächst auf alle Meldungen über Straftaten. Aber auch lediglich bußgeldbewehrte Verstöße werden erfasst, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz von Beschäftigten dienen. Im Einzelfall wird es daher schwierig, zu entscheiden sein, ob ein Verstoß überhaupt dem Hinweisgeberschutz unterfällt.

Die Schonfrist ist (bald) vorbei. Unternehmen, die dem Anwendungsbereich unterfallen, sollten spätestens jetzt die Umsetzung des HinSchG in Angriff nehmen. Unternehmen, die die gesetzlichen Vorgaben nicht einhalten, haben mit empfindlichen Geldbußen von bis zu 50.000 EUR zu rechnen. Ein kleiner Lichtblick: Die Ordnungswidrigkeitenvorschrift wird erst ab dem 01.12.2023 angewendet werden.

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Stand: 15.11.2023