Das neue Nachweisgesetz: weitreichende Änderungen für Arbeitgeber

Mit diesem Gesetz werden zahlreiche Änderungen am Nachweisgesetz vorgenommen. Dabei sind die Neuregelungen in vielerlei Hinsicht nicht nachvollziehbar, praxisuntauglich und verursachen Arbeitgebern einen erheblichen Mehraufwand. Es verwundert auch nicht, dass bereits der Entwurf des Gesetzes verheerende Kritik erhalten hat. Dennoch wurde er unverändert beschlossen.

Ein Überblick

Schriftformerfordernis bleibt bestehen

Wesentlicher Gedanke der maßgeblichen EU-Richtlinie ist, dass Beschäftigte in einer leicht zugänglichen Form über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden. Ausdrücklich sieht die Richtlinie vor, dass die Informationen in Papierform oder in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen und zu übermitteln sind. Der von der Bundesregierung angestrebten Digitalisierung war damit Tür und Tor geöffnet. Deutschland hält jedoch weiterhin an der Schriftform fest. Die elektronische Form bleibt im neuen Nachweisgesetz ausgeschlossen. Das bedeutet, dass weiterhin Papier und Unterschrift erforderlich sind, um den Anforderungen des Gesetzes zur Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen zu genügen. Deutschland bildet hier übrigens die einzige Ausnahme in der EU, obwohl uns die Corona-Pandemie sehr eindringlich gezeigt hat, wie notwendig die Digitalisierung ist und wie viel Nachholbedarf hierzulande besteht. Über 60 Mal findet sich das Wort „Digitalisierung“ im Ampel-Koalitionsvertrag, nur leider nicht im neuen Nachweisgesetz..

Bußgelder

Während die Schriftform bleibt, werden durch das neue Nachweisgesetz Verstöße gegen bestimmte Regelungen (insbesondere auch bei Verstößen gegen das Schriftformerfordernis) erstmals als Ordnungswidrigkeiten gewertet. Diese können mit einem Bußgeld von bis zu 2.000,00 EUR je Verstoß geahndet werden.

Verfahren bei Kündigung

Schriftlich niederzulegen ist künftig das Verfahren, das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhalten ist, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Feststeht (glücklicherweise), dass § 7 des Kündigungsschutzgesetzes auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden ist. Es kann daher noch immer passieren, dass Klagen zu spät erhoben werden und allein deshalb abzuweisen sind. Immerhin ein kleiner Lichtblick.

Fristen

Besonders bedauerlich und praxisuntauglich sind die ab dem 1.8.2022 geltenden Fristen für Arbeitgeber. Bislang hatten Arbeitgeber bei Neuverträgen einen Monat Zeit, die wesentlichen Arbeitsbedingungen zu verschriftlichen. Obwohl die Richtlinie eine längere Frist zugelassen hätte, hat sich der Gesetzgeber bewusst für eine Verkürzung entschieden. Darüber hinaus gelten unterschiedliche Fristen:

• Die Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz Nr. 1, 7 und 8 müssen spätestens am ersten Arbeitstag zur Verfügung gestellt werden
• Die Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz Nr. 2-6,9 und 10 müssen spätestens am 7. Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn vorliegen
• Die übrigen Angaben nach Satz 2 spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn

Um diesen Fristenirrsinn zu entgehen, wird den Anwendern letztlich nichts anderes übrig bleiben, als den sichersten Weg zu gehen und sämtliche Arbeitsbedingungen am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses – nicht vergessen: in Schriftform – zu übergeben.

Für bereits bestehende Arbeitsverhältnisse, also Altverträge, gilt folgendes: Auf Verlangen des Arbeitnehmers haben Arbeitgeber künftig am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1-10 auszuhändigen. Hier darf durchaus die Frage gestellt werden, ob die Politik sich überhaupt noch Gedanken zu den Realitäten in der Wirtschaft macht. Nehmen wir folgendes Beispiel: In einem Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten begehren im Worst-Case-Szenario alle am gleichen Tag einen schriftlichen Nachweis. Ausgehend von einer 5-Tage-Woche müssen also 200 Bescheinigungen am Tag erteilt werden, um die neue Frist von sieben Kalendertagen einzuhalten. Selbst bei der von der Bundesregierung völlig unrealistisch angenommenen Dauer von nur 3 Minuten pro Nachweis ist das bei einem 8-Stunden-Tag schlicht unmöglich, da eine Stunde nun mal nur 60 Minuten hat. Dabei sind noch nicht einmal die wirtschaftlichen Belastungen berücksichtigt.

Kollektivvereinbarungen

Weiterhin möglich ist der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen durch einen Verweis auf die im Arbeitsverhältnis anwendbaren Kollektivvereinbarungen, wie beispielsweise Tarifverträge. Das geht aber nur dann, wenn die entsprechende Kollektivvereinbarung auch tatsächliche Regelungen zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält. Arbeitgeber müssen nun also die Kollektivvereinbarungen intensiv prüfen oder anstatt des Verweises auf Nummer sicher gehen und die wesentlichen Arbeitsbedingungen in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Übrigens: Auch Arbeitgeber die im Geltungsbereich eines Tarifvertrag o.ä. bereits Beschäftigte haben, sind nicht von dem neuen Erfordernis, auf Verlangen des Arbeitnehmers am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1-10 schriftlich auszuhändigen, ausgenommen.

Zusammenfassung und Ausblick

Das neue Nachweisgesetz bleibt weit hinter den Erwartungen zurück und wird Arbeitgebern viel abverlangen. Hat man beim Lesen des Gesetzestextes die praktischen Abläufe im Unternehmen vor Augen, wird schnell klar, dass die Umsetzung einen erheblichen Mehraufwand erfordern wird und teilweise schlicht nicht umgesetzt werden kann. Das Gesetz schießt völlig an der Realität vorbei. Dennoch werden Sie als Arbeitgeber den Anforderungen gerecht werden müssen, um Sanktionen zu verhindern. Wir gehen davon aus, dass eine Vielzahl der noch nicht geklärten Fragen zu diesem Gesetz in den kommenden Jahren durch die Rechtsprechung konkretisiert werden müssen. Bis dahin muss am Wortlaut des Gesetzes bestmöglich die Umsetzung in der Praxis erfolgen.

Unsere Empfehlung

Prüfen Sie Ihre Arbeitsverträge und passen Sie sie an die neuen Voraussetzungen an. Bereiten Sie ein Musterschreiben vor, damit Sie bei einem Nachweisverlangen bei Altverträgen möglichst schnell reagieren können. Bis zum 01.08. ist noch etwas Zeit. Nutzen Sie diese und bereiten Sie sich vor. Gerne unterstützen wir Sie hierbei.

Stand: 04.07.2022