Une accélération dans le transport de marchandises ? - Comment le règlement eFTI (UE) 2020/1056 favorise la numérisation du transport de marchandises
A. Qu'est-ce que le règlement eFTI ?
Le règlement (UE) 2020/1056 du Parlement européen et du Conseil du 15 juillet 2020 relatif aux informations électroniques sur le transport de marchandises (ci-après dénommé « règlement eFTI ») oblige désormais les autorités des États membres de l'UE à accepter les informations électroniques sur le transport de marchandises lorsque celles-ci doivent être fournies conformément à la réglementation de l'Union en matière de transport. Le règlement, ou plutôt cette obligation faite aux autorités, s'appliquera pleinement à compter du 9 juillet 2027.
Important : bien que le règlement s'adresse principalement aux autorités et aux États membres, il a en réalité un impact direct sur les processus de conformité des entreprises, car il définit – si la mise à disposition électronique est souhaitée par l'entreprise concernée – le cadre dans lequel les informations électroniques relatives au fret devront être fournies à l'avenir afin de ne pas perturber le flux d'informations.
B. Pourquoi le règlement eFTI a-t-il été introduit ?
Le règlement eFTI vise notamment à promouvoir la numérisation et la débureaucratisation du transport de marchandises et des services logistiques. Le transport transfrontalier de marchandises repose jusqu’à présent largement sur des documents papier (lettres de voiture, justificatifs, autorisations). La diversité des exigences nationales entraîne des ruptures, des retards et une charge administrative élevée. Le règlement eFTI vise à numériser et, surtout, à harmoniser ces flux d'informations.
Le règlement eFTI vise en outre à garantir la clarté juridique et l'harmonisation. Jusqu'à présent, il appartenait largement aux États membres de décider s'ils acceptaient les documents électroniques et selon quelles modalités. Le règlement eFTI crée un cadre uniforme dans lequel les informations électroniques peuvent être transmises sous une forme standardisée et lues par les autorités dans toute l'UE.
En outre, l'efficacité, les économies de coûts et la transparence doivent être encouragées. Grâce à des informations électroniques standardisées, les contrôles devraient gagner en efficacité (par exemple, des temps d'arrêt plus courts lors des contrôles, une évaluation des risques plus ciblée). Les entreprises devraient réaliser des économies grâce à la réduction de la paperasserie, à la diminution des déclarations en double et à l'automatisation des processus. Dans le contexte économique tendu actuel, il s'agit là d'une mesure importante et pertinente.
Point central : le règlement eFTI pourrait en fin de compte servir de base à d'autres étapes de la numérisation. Les services numériques ultérieurs – par exemple pour les douanes, les péages, le reporting en matière de durabilité ou la transparence de la chaîne d'approvisionnement – pourront s'appuyer sur les données et les plateformes eFTI.
C. Comment fonctionne le règlement eFTI ?
Le règlement eFTI oblige les autorités à accepter les informations de fret électroniques, pour autant que la réglementation européenne applicable exige la fourniture de certaines informations, que ces informations soient disponibles dans un format électronique compatible et qu’elles soient fournies via une plateforme eFTI conforme aux exigences du règlement.
Les entreprises n’ont donc actuellement aucune obligation générale de tout transmettre par voie électronique – mais elles acquièrent le droit légal de pouvoir utiliser des informations électroniques dans le cadre défini. Il ressort toutefois du règlement qu’il est envisagé de mettre en œuvre une telle obligation à l’avenir (cf. l’intention de procéder à une évaluation d’ici 2029, art. 16, al. 1, let. a).
Les plateformes eFTI, d'une part, et les prestataires de services eFTI, d'autre part, sont indispensables à la mise en œuvre du règlement eFTI. Les plateformes eFTI sont des solutions reposant sur les technologies de l’information et de la communication, par exemple des systèmes d’exploitation, des environnements d’exploitation ou une base de données, qui servent au traitement des eFTI (« electronic freight transport information » = informations électroniques sur le transport de marchandises). Ces plateformes doivent pouvoir stocker les informations relatives au fret sous une forme structurée et lisible par machine et les mettre à la disposition des autorités, les plateformes devant notamment prendre en charge des structures de données et des interfaces définies et garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. En outre, il doit être possible de retracer qui a fourni ou consulté quelles informations et à quel moment. Il est également impératif de satisfaire aux exigences de certification et de conformité.
Le règlement eFTI et ses règlements d'application prévoient un modèle de données eFTI standardisé dans lequel les informations pertinentes relatives au fret sont représentées (par exemple, expéditeur, destinataire, nature et quantité des marchandises, itinéraires, autorisations, particularités telles que les marchandises dangereuses). L'objectif est de permettre à différents systèmes (par exemple, logiciels d'expédition, systèmes de gestion des transports, systèmes informatiques d'entrepôt) de communiquer de manière uniforme avec les plateformes eFTI et aux autorités d'accéder aux informations via leurs propres systèmes informatiques sans avoir besoin de solutions individuelles pour chaque entreprise.
Il est important pour les entreprises que les autorités puissent accéder aux données eFTI en cas de contrôle. Les entreprises doivent donc s'assurer que le système contient en permanence des données correctes et complètes, que l'accès est permis et que les processus internes sont organisés de manière à éviter autant que possible les lacunes en matière de données et d'informations.
D. Quelles sont les implications pratiques du règlement eFTI ?
Même si le règlement n'impose formellement aucune obligation directe à toutes les entreprises, une pression à s'adapter pourrait de facto apparaître, car les autorités s'attendent à recevoir davantage d'informations électroniques à moyen terme et les clients pourraient également exiger de plus en plus de justificatifs numériques en raison de la simplification des procédures. C'est notamment pour cette raison qu'une mise en œuvre précoce et efficace pourrait offrir des avantages concurrentiels.
Il est certain qu’une transition sera dans un premier temps particulièrement recommandée pour les entreprises qui opèrent principalement dans le domaine transfrontalier. Mais que faut-il concrètement prendre en compte ?
Les systèmes informatiques existants doivent être adaptés aux normes eFTI. Cela nécessite des ajustements techniques et organisationnels ainsi que la sélection de prestataires de services appropriés. Il convient d’être vigilant face aux risques juridiques et de conformité. Des données erronées ou incomplètes peuvent entraîner des amendes, des cas de responsabilité civile ou des désavantages concurrentiels. Il convient de s'assurer que la mise à disposition électronique répond à toutes les exigences légales (par exemple, obligations de preuve et de conservation). Comme partout où les systèmes informatiques et les données se rencontrent, les exigences en matière de protection des données et de sécurité de l'information doivent être respectées. Les entreprises doivent s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux informations relatives au fret, que les transferts de données sont conformes au RGPD et aux règles nationales en matière de protection des données, et surtout que des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place.
E. Que doivent concrètement faire les entreprises à présent ?
Dans un premier temps, il convient – si ce n'est déjà fait – de déterminer quelles opérations commerciales relèvent effectivement du champ d'application du règlement eFTI et comment les informations correspondantes sont actuellement conservées, documentées et archivées. Il est également recommandé de dresser un inventaire des systèmes actuellement utilisés.
Chaque entreprise devrait ensuite décider stratégiquement dans quels domaines le travail électronique doit être systématiquement mis en œuvre à l'avenir. Outre la définition des exigences et la vérification de la compatibilité des contrats existants ainsi que de tous les documents utilisés jusqu’à présent avec les modèles de données eFTI, il est impératif, dans un deuxième temps, d’adapter les directives internes et les structures de conformité. Cela comprend d’une part les instructions de travail et les processus standardisés (y compris la définition de responsabilités spécifiques), mais aussi la formation des collaborateurs, ainsi que les questions relatives à la protection des données et à la sécurité de l’information.
F. Conclusion
Le règlement eFTI est un élément central de la numérisation du transport de marchandises en Europe. Après que la lettre de voiture CMR électronique et les documents numériques relatifs au transport de marchandises dangereuses ont déjà fait leurs preuves dans la pratique, le règlement oblige désormais les autorités compétentes à accepter les informations de fret électroniques et crée un cadre contraignant pour les processus numériques dans le domaine du transport de marchandises et des services logistiques.
Les entreprises qui élaborent dès maintenant une stratégie de numérisation claire et mettent en œuvre des solutions eFTI adaptées pourront utiliser activement ce règlement comme levier pour des processus logistiques plus efficaces et plus transparents. Cela devrait s’avérer particulièrement avantageux pour les entreprises qui opèrent principalement dans le domaine transfrontalier, qui travaillent peut-être déjà en partie de manière numérisée et qui sont confrontées à de nombreuses interfaces avec les autorités.
En revanche, l'impact devrait être plutôt limité pour les entreprises qui opèrent principalement au niveau régional et qui ne sont que rarement soumises à des contrôles.
Une chose est toutefois certaine : pour l'instant, le règlement eFTI ne marque pas encore une transition définitive « vers le zéro papier », mais constitue simplement un premier pas vers la numérisation. La pratique montrera si cela n'entraînera à l'avenir qu'une contrainte indirecte de numérisation pour les entreprises ou si la Commission européenne prévoit même, après 2029, une obligation normative de mise à disposition de documents numériques pour les entreprises.