Tempoverschärfung im Güterverkehr? - Wie die eFTI Verordnung (EU) 2020/1056 die Digitalisierung der Frachtbeförderung vorantreibt
A. Was ist die eFTI‑Verordnung?
Die Verordnung (EU) 2020/1056 des europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Juli 2020 über elektronische Frachtbeförderungsinformationen (nachfolgend: „eFTI‑Verordnung“) verpflichtet die Behörden der EU‑Mitgliedstaaten künftig, elektronische Frachtinformationen anzuerkennen, wenn diese nach unionsrechtlichen Transportvorschriften vorgelegt werden müssen. Die Verordnung bzw. diese Pflicht der Behörden wird ab 09.07.2027 im vollen Umfang gelten.
Wichtig: Die Verordnung richtet sich zwar primär an Behörden und Mitgliedstaaten, wirkt aber faktisch direkt in die Compliance‑Prozesse von Unternehmen hinein, weil sie – so denn die elektronische Bereitstellung von dem jeweiligen Unternehmen gewünscht ist – den Rahmen vorgibt, wie elektronische Frachtinformationen künftig bereitgestellt werden müssen, damit der Informationsfluss nicht gestört ist.
B. Warum wurde die eFTI‑Verordnung eingeführt?
Mit der eFTI‑Verordnung soll insbesondere die Digitalisierung und Entbürokratisierung der Frachtbeförderung und der Logistikdienste vorangetrieben werden. Der grenzüberschreitende Güterverkehr ist bislang stark papierbasiert (Frachtbriefe, Nachweise, Genehmigungen). Unterschiedliche nationale Anforderungen führen zu Brüchen, Verzögerungen und hohem Verwaltungsaufwand. Die eFTI-Verordnung soll diese Informationsflüsse digitalisieren und insbesondere vereinheitlichen.
Die eFTI-Verordnung soll darüber hinaus für Rechtsklarheit und Harmonisierung sorgen. Bislang blieb es weitgehend den Mitgliedstaaten überlassen, ob und wie sie elektronische Dokumente akzeptieren. Die eFTI-Verordnung schafft einen einheitlichen Rahmen, in dem elektronische Informationen EU‑weit in standardisierter Form übermittelt und von Behörden gelesen werden können.
Darüber hinaus soll die Effizienz, Kostenersparnis und Transparenz gefördert werden. Durch standardisierte elektronische Informationen sollen Kontrollen effizienter werden (z.B. kürzere Standzeiten bei Kontrollen, gezieltere Risikobewertung). Unternehmen sollen durch weniger Papier, weniger Doppelmeldungen und automatisierte Prozesse Kosten sparen. Gerade in der aktuell wirtschaftlich angespannten Situation ist dies ein wichtiger und richtiger Schritt.
Zentral: Die eFTI-Verordnung könnte letztlich als Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte dienen. Auf eFTI‑Daten und ‑Plattformen können spätere digitale Dienste – etwa für Zoll, Maut, Nachhaltigkeit‑Reporting oder Supply‑Chain‑Transparenz – aufbauen.
C. Wie funktioniert die eFTI-Verordnung?
Die eFTI‑Verordnung verpflichtet die Behörden, elektronische Frachtinformationen anzuerkennen, sofern einschlägige EU‑Vorschriften die Bereitstellung bestimmter Informationen verlangen, diese Informationen in einem kompatiblen elektronischen Format vorliegen und sie über eine eFTI‑Plattform bereitgestellt werden, die die Anforderungen der Verordnung erfüllt.
Unternehmen haben also aktuell keine generelle Pflicht, alles elektronisch zu übermitteln – sie erhalten aber einen Rechtsanspruch, elektronische Informationen in dem vorgegebenen Rahmen nutzen zu können. Der Verordnung ist aber jedenfalls zu entnehmen, dass im Raum steht, künftig sogar eine solche Verpflichtung zu implementieren (vgl. die Absicht, bis 2029 eine Bewertung vorzunehmen, Art. 16 Abs. 1 lit. a).
Unabdingbar für die Umsetzung der eFTI-Verordnung sind einerseits die eFTI-Plattformen und andererseits die eFTI-Dienstleister. Bei eFTI‑Plattformen handelt es sich um auf Informations- und Kommunikationstechnologie gestützte Lösungen, z. B. Betriebssysteme, Betriebsumgebungen oder eine Datenbank, die der Verarbeitung von eFTI („electronic freight transport information“ = elektronische Frachtbeföderungsinformationen) dienen. Diese Plattformen müssen Frachtinformationen in strukturierter, maschinenlesbarer Form vorhalten und Behörden zugänglich machen können, wobei die Plattformen insbesondere definierte Datenstrukturen und Schnittstellen unterstützen müssen und die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der Daten gewährleisten müssen. Zudem muss nachvollziehbar sein, von wem zu welchem Zeitpunkt welche Informationen bereitgestellt bzw. abgerufen wurden. Zwingend müssen zudem Zertifizierungs- und Konformitätsanforderungen erfüllt werden.
Die eFTI-Verordnung und deren Durchführungsverordnungen sehen ein standardisiertes eFTI‑Datenmodell vor, in dem die relevanten Frachtinformationen abgebildet werden (z.B. Absender, Empfänger, Art und Menge der Ware, Routen, Genehmigungen, Besonderheiten wie Gefahrgut). Ziel dahinter ist, dass verschiedene Systeme (z.B. Speditionssoftware, Transportmanagementsysteme, Lager‑IT) einheitlich mit den eFTI‑Plattformen kommunizieren können und die Behörden mit ihren eigenen IT‑Systemen auf die Informationen zugreifen können, ohne individuelle Lösungen pro Unternehmen zu benötigen.
Wichtig für die Unternehmen ist, dass die Behörden im Kontrollfall auf die eFTI-Daten zugreifen können. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass im System stets korrekte und vollständige Daten hinterlegt sind, der Zugang ermöglicht wird und die internen Prozesse so ausgerichtet sind, dass Daten- und Informationslücken möglichst vermieden werden.
D. Was bedeutet die eFTI‑Verordnung für die Praxis?
Auch wenn die Verordnung formal keine unmittelbare Verpflichtung für alle Unternehmen begründet, könnte faktisch ein Anpassungsdruck entstehen, weil die Behörden mittelfristig verstärkt elektronische Informationen erwarten und auch Kunden aufgrund der vereinfachten Handhabung möglicherweise vermehrt digitale Nachweise verlangen könnten. Nicht zuletzt deshalb könnte die frühzeitige und effiziente Umsetzung für Wettbewerbsvorteile sorgen.
Sicherlich wird eine Umstellung zunächst insbesondere denjenigen Unternehmen anzuraten sein, die weit überwiegend im grenzüberschreitenden Bereich tätig sind. Was ist aber konkret zu beachten?
Bestehende IT-Systeme sollten an eFTI‑Standards angepasst werden. Das erfordert technische und organisatorische Anpassungen sowie die Auswahl geeigneter Dienstleister. Rechts‑ und Compliance‑Risiken ist aufmerksam zu begegnen. Falsche oder unvollständige Daten können zu Bußgeldern, Haftungsfällen oder Wettbewerbsnachteilen führen. Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Bereitstellung alle rechtlichen Anforderungen erfüllt (z.B. Nachweis‑ und Aufbewahrungspflichten). Wie überall, wo IT-Systeme und Daten zusammentreffen, sind die Vorgaben des Datenschutzes und der Informationssicherheit zu beachten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Frachtinformationen haben, Datenübermittlungen im Einklang mit der DSGVO und nationalen Datenschutzregeln stehen und insbesondere angemessene technische und organisatorische Maßnahmen vorgesehen werden.
E. Was sollten Unternehmen jetzt konkret tun?
Zunächst sollte – falls nicht bereits geschehen – geklärt werden, welche Geschäftsfälle tatsächlich in den Anwendungsbereich der eFTI-Verordnung fallen und, wie die jeweiligen Informationen aktuell vorgehalten, dokumentiert und aufbewahrt werden. Empfehlenswert ist auch die Bestandsaufnahme der aktuell verwendeten Systeme.
Jedes Unternehmen sollte sodann strategisch entscheiden, in welchen Bereichen künftig konsequent elektronisch gearbeitet werden soll. Neben der Definition von Anforderungen und der Überprüfung der bisherigen Vertragsgestaltung sowie aller bislang verwendeter Dokumente auf Kompatibilität mit den eFTI-Datenmodellen, sollte in einem nächsten Schritt zwingend eine Anpassung interner Richtlinien und Compliance-Strukturen erfolgen. Dies umfasst einerseits die Arbeitsanweisungen und standardisierten Prozesse (samt Festlegung von bestimmten Verantwortlichkeiten), andererseits aber auch die Schulung von Mitarbeitenden, sowie Fragen des Datenschutzes und der Informationssicherheit.
F. Fazit
Die eFTI‑Verordnung ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung im europäischen Güterverkehr. Nachdem sich bereits der elektronische CMR-Frachtbrief und digitale Gefahrgutbeförderungsdokumente in der Praxis bewährt haben, verpflichtet die Verordnung nun die zuständigen Behörden zur Akzeptanz elektronischer Frachtinformationen und schafft einen verbindlichen Rahmen für digitale Prozesse im Bereich der Frachtbeförderung und der Logistikdienste.
Wer frühzeitig eine klare Digitalisierungsstrategie entwickelt und geeignete eFTI‑Lösungen implementiert, kann die Verordnung aktiv als Hebel für effizientere und transparentere Logistikprozesse nutzen. Ganz besonders dürfte sich dies für Unternehmen lohnen, die überwiegend im grenzüberschreitenden Bereich tätig sind und ggf. bereits teilweise digitalisiert arbeiten, sowie mit vielen behördlichen Schnittstellen konfrontiert sind.
Hingegen dürfte der Effekt für Unternehmen, die stark regional tätig sind und die sich nur selten Kontrollen ausgesetzt sehen, aktuell eher gering sein.
Eines ist jedoch abschließend festzuhalten: Jedenfalls aktuell bedeutet die eFTI-Verordnung noch keinen endgültigen Weg „weg vom Papier“, sondern lediglich einen ersten Schritt hin zur Digitalisierung. Die Praxis wird zeigen, ob davon künftig für die Unternehmen lediglich ein mittelbarer Zwang zur Digitalisierung ausgehen wird oder ob die EU-Kommission nach 2029 sogar eine normative Verpflichtung zur Bereitstellung digitaler Unterlagen für die Unternehmen vorsehen wird.