Compliance als Aufgabe der Geschäftsführung

Vom Risiko der persönlichen Haftung zum Wettbewerbsvorteil

Bußgelder, persönliche Haftung der Geschäftsführung und geschäftsschädigende negative Publicity: Die Folgen von Compliance-Verstößen können weitreichend und existenzgefährdend sein. Zugleich verschärfen sich stetig die gesetzlichen Pflichten und Anforderungen, auch für KMU. Unternehmen müssen sich deshalb mit Maßnahmen auseinandersetzen, damit solche Risiken minimiert werden. Im Folgenden Beitrag zeigen wir, weshalb eine frühzeitige Befassung mit dem Thema effektiv Kosten sparen, Wettbewerbsvorteile schaffen und (Haftungs-)Risiken minimieren kann.

Einordnung „Compliance“

Der Begriff der Compliance meint zunächst einmal die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Standards durch ein Unternehmen. Klassische Themenfelder von Compliance-Regelungen in Unternehmen betreffen etwa die Verhinderung von Korruption oder die Umsetzung kartell- und wettbewerbsrechtlicher Vorgaben. Zunehmend erweitert sich der Begriff der Compliance jedoch auch um die Einhaltung von Werten und Grundeinstellungen, die durch die Unternehmen selbst gesetzt werden. Dies kann etwa die Unternehmenskultur oder Nachhaltigkeits- und Umweltaspekte betreffen. Compliance umfasst in diesem Fall auch die Umsetzung eines solchen Selbstanspruchs; gegebenenfalls über die gesetzlichen Vorgaben hinaus.

Gesetzliche Pflichten und zukünftige Entwicklungen

Unmittelbare gesetzliche Anforderungen an Compliance-Maßnahmen folgen auch für kleine und mittlere Unternehmen dann, wenn das Geschäftsfeld in (Risiko-)Bereichen, wie der Exportkontrolle, Medizinprodukte oder bei Verwendung bestimmter Chemikalien, angesiedelt ist.

Allgemeine Compliance-Anforderungen, wie etwa das zum 01.01.2023 in Kraft tretende Sorgfaltspflichtengesetz (Lieferkettengesetz), treffen den Mittelstand jedoch nur selten unmittelbar. Hier sind Adressaten regelmäßig zunächst größere Unternehmen. Der Anwendungsbereich nach § 1 Abs. 1 des Sorgfaltspflichtengesetzes bezieht sich etwa auf inländische Unternehmen in der Größe ab 3.000 Mitarbeitern.
Ab 01.01.2024 wird die Größe auf 1.000 Mitarbeiter abgesenkt. Dabei darf jedoch nicht unterschätzt werden, dass Großunternehmen, als Adressaten des Gesetzes, ihre Pflichten „durch die Lieferkette“ sicherstellen müssen. Faktisch hat dies daher regelmäßig zur Folge, dass auch der Zulieferer in gleichem Maße gegenüber seinem (größeren) Vertragspartner nachweisen muss, dass er Maßnahmen zur Einhaltung von Compliance-Standards getroffen hat. Das Unternehmen, das einen großen Abnehmer beliefert, wird daher sehr häufig mittelbar von weitergehenden Pflichten betroffen sein, auch wenn es selbst überhaupt nicht Adressat von gesetzlichen Regelungen ist.

Die Diskussionen im Bereich der Gesetzgebung machen zudem deutlich, dass sich die zukünftigen Anforderungen an den Mittelstand eher noch verschärfen werden. Die EU plant etwa ein EU-Lieferkettengesetz, welches in vielen Bereichen weitergehende Maßnahmen enthält, als das deutsche Sorgfaltspflichtengesetz. Dem Entwurf nach sind hiervon bereits Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, in bestimmten Branchen auch Unternehmen mit nur 250 Beschäftigten erfasst. Zugleich ist auch die deutsche Diskussion über ein Unternehmensstrafrecht (Verbandssanktionengesetz) noch nicht endgültig abgeflacht, obwohl derzeit eine Umsetzung offen ist.

Vorteile eines Compliance-Management-Systems

Wer sich bereits mit dem Themenfeld Compliance auseinandergesetzt hat wird dabei positive Aspekte bemerken: Die Umsetzung zukünftiger mittelbarer oder unmittelbarer gesetzlichen Anforderungen kann schneller und kostengünstiger umgesetzt werden, falls bereits ein „Compliance-Fundament“ vorhanden ist. Dagegen muss das Unternehmen, welches bei „null“ beginnt, höhere Aufwände in Kauf nehmen. Dies vor allem dann, wenn die Umsetzung schnell vorgenommen werden muss, weil Compliance-Maßnahmen etwa Voraussetzung für den Vertragsschluss mit einem anderem Unternehmen sind.

Doch auch abseits der Kosteneinsparung ergeben sich Vorteile. Kommt es trotz Compliance-Maßnahmen dennoch zu einem Gesetzesverstoß, können Bußgelder für das Unternehmen und die Geschäftsführung relevant gesenkt oder sogar gänzlich verhindert werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Geschäftsführung erforderliche Maßnahmen zur Risikominimierung getroffen hatte. Beispielsweise im Rahmen der Exportkontrolle können bestehende Maßnahmen darüber hinaus Strafbarkeiten der handelnden Personen und der Geschäftsführung verhindern.

Nicht zuletzt ergeben sich neue Absatzmärkte, die zuvor verschlossen waren. Immer häufiger verlangen vor allem größere Vertragspartner den Nachweis von Compliance-Maßnahmen, damit Geschäftsbeziehungen überhaupt zustande kommen. Die frühzeitige Umsetzung kann also „door-opener“ sein.

Umsetzung und erste Schritte

Dabei kann sich der erste Umsetzungsaufwand, insbesondere für Mittelständler, in Grenzen halten. Ein wichtiger erster Schritt ist bereits getan, wenn eine Risikoidentifikation stattfindet. Es gilt festzustellen, welche besonderen Risiken und welche Risikowahrscheinlichkeit für das Unternehmen vorliegt. Hierdurch werden Themenfelder bestimmt, die in einem Verhaltenskodex („Code of Conduct“) festgehalten werden. Bereits infolgedessen entsteht eine effektive Risikominimierung durch Schaffung eines Risikobewusstseins. Auf einen solchen Verhaltenskodex sind Mitarbeiter (oder ggf. auch Lieferanten) zu verpflichten.

Sind darüber hinaus besondere Risikofelder gegeben, kann betrachtet werden, welche konkreten gesetzlichen Anforderungen bestehen. Beispielsweise sollten im Einzelfall Verantwortliche benannt werden, welche die Umsetzung der Compliance-Maßnahmen überwachen und regelmäßig evaluieren.

Zusammenfassung

  • Die Anforderungen an Compliance nehmen auch im Mittelstand zu
  • Eine frühzeitige Befassung mit dem Themenfeld bietet Vorteile: zukünftige Kosteneinsparung, neue Absatzmärke und eine Risikominimierung für die Haftung oder Strafbarkeit von Geschäftsführung und dem Unternehmen selbst
  • Ein erster Schritt besteht in der Risikoidentifikation und der darauffolgenden Umsetzung eines Verhaltenskodex („Code of Conduct“)
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